Пословне комуникације уобичајене врсте, карактеристике и грешке

Живимо у друштву у којем је велики део тржишта рада конфигурисан на основу пословног окружења. Било да се ради о великим мултинационалним компанијама, малим и средњим предузећима, породичним предузећима или чак појединачним услугама, сви они морају узети у обзир да је битан елемент њиховог преживљавања кохерентност у организацији и комуникацији између њихових дијелова како би се удружили и кренули ка заједничком циљу..

У том смислу можемо то потврдити Пословна комуникација је један од кључних елемената организације, поготово ако има одређену сложеност, ради исправно и може се прилагодити и преживјети. Ради се о тој комуникацији о ономе о чему ћемо говорити у овом чланку.

• Сродни чланак: "Психологија рада и организације: професија са будућношћу"

Шта је пословна комуникација?

Подразумева се као пословна комуникација са сетом процеса које је предузеће или његов део обавило ради израде путних информација, како интерно између различитих одељења или радних места компаније или ако говоримо о комуникацији компаније са споља.

Важно је имати на уму да, као опште правило, таква комуникација не подразумијева само могућност издавања информација, већ укључује и чињеницу да је та информација примљена: суочавамо се са међусобном размјеном података.

Добра пословна комуникација фаворизира да сви чланови компаније могу остати мотивисани и да могу бити познати њихови поступци, смањујући несигурност и радника и лидера у погледу стања истог.. Такође олакшава интеракцију и побољшава радну средину, Поред побољшања продуктивности и омогућавања оптималнијег реаговања на било коју могућност.

Општи циљеви

Циљеви пословне комуникације су лако разумљиви. Интерно, с једне стране, омогућава стварање кохерентне организације и дијељење информација и резултата добијених од различитих одјела или радника, као и циљева и корпоративне визије компаније која се генерира и преноси..

Такође олакшава разумијевање онога што се очекује од сваког радника, као и разумевање реалности са којима се свака од њих мора суочити. Она такође олакшава да сви раде у истом правцу и да се могу научити нови начини извршавања сопствених одговорности..

У погледу комуникације са спољним светом, пословна комуникација је од суштинског значаја за контакт са медијима и генерисање позитивног имиџа саме компаније, као и за анализу циљне публике и процену њихових потреба. Такође нам омогућава да научимо како привући потенцијалне клијенте и процијенити промјене које су својствене динамичном и флуидном друштву у којем живимо, нешто фундаментално како бисмо предвидјели и суочили се с могућим потешкоћама и прилагодили околини..

Да би комуникација била ефикасна, неопходно је да сама компанија створи ефективне канале за то, као и оснаживање преноса информација кроз своје акције, генерисање средстава за комуникацију и такође активно раде како не би било неизвјесности Што се тиче онога што се тражи и тражи унутар организације.

Такође је важно радити на формалним и неформалним аспектима, као и на процјени потреба и размишљања различитих радника. Емпатија је такође фундаментална, као и добра регулација и планирање механизама комуникације.

• Можда сте заинтересовани: "Корпоративни идентитет: шта је то и како дефинише организације"

Различите врсте пословне комуникације

Не комуницирају све компаније и организације на исти начин, а постоје различите врсте и класификације пословне комуникације на основу различитих критеријума.

1. Унутрашње и спољашње

Први је онај који успоставља разлику између унутрашње и спољашње комуникације, прва која се јавља између различитих одељења и радника саме компаније и друга која има за циљ успостављање комуникације са окружењем..

2. Двосмерно и монодирекционално

Исто тако, можемо пронаћи стилове пословне комуникације са већим или мањим нивоом интерактивности, јер смо у могућности да нађемо из најуобичајеније двосмјерне комуникације у којој пошиљалац и приматељ међусобно комуницирају и размјењују информације све док се не пошаље једносмјерна порука у којој се шаље само једна порука, углавном са позиција моћи, до примаоца који нема могућност да одговори.

3. Узлазно, силазно и хоризонтално

У оквиру интерне пословне комуникације неке организације, можемо пронаћи три велике врсте у зависности од тачке у којој почиње информација и позиције између пошиљаоца и примаоца исте комуникације. Говоримо о комуникацији наниже када се комуникациони чин врши од издаваоца са вишом ценом од примаоца.

Када је подређени који шаље поруку свом надређеном, говорили бисмо о узлазној комуникацији. У оба случаја били бисмо суочени са типом вертикалне комуникације, односно комуникацијом у којој субјекти који одржавају комуникативни чин имају неједнак однос у смислу моћи (постоји хијерархија између њих).

Други велики тип комуникације је хоризонтална комуникација, која се успоставља између појединаца који имају исту позицију и налазе се на истом нивоу хијерархије.

4. Формално и неформално

Коначно, треба напоменути да у пословној комуникацији можемо наћи постојање два различита типа комуникацијских канала: формалног и неформалног. Први је у томе што се технички аспекти обично третирају и везују за саме задатке, што представља неку врсту поштовања комуникације фокусиране на разлог и циљ компаније..

Међутим, у неформалној комуникацији, обично се успостављају флексибилније и природније комуникације, фокусиран првенствено на међуљудске односе и често има највећи утицај на радну добробит. Ово друго се веома разликује у зависности од тога ко га спроводи и може да превазиђе радно место, што је тешко контролисати од стране организације.

Могуће опасности за добру комуникацију

Чињеница одржавања ефикасне пословне комуникације је фундаментална, али то није лако. И потребно је узети у обзир постојање високог нивоа варијабилности у ситуацијама које се могу појавити, као и постојање неспоразуми, злоупотребе и потешкоће у комуникацији компаније.

1. Недостатак конзистентности

Један од фактора који највише утиче на то да је комуникација заиста корисна јесте кредибилитет издавача и разматрање које се показује примаоцу поруке, као пример постојања дисонанца између онога што је речено и онога што је речено. је извршено, не задржавајући издаватеље начин поступања у складу са издатим порукама.

Ово се може догодити код било ког радника у компанији, без обзира на хијерархијску позицију или ако разговарају са надређеним, подређеним или неким на истом нивоу хијерархије, и стварају озбиљне последице за оба субјекта (у зависности од ситуације). може се сматрати лоше или чак одбацити) као за организацију (генерисање нижег нивоа повјерења у особу иу случају да има високу позицију чак иу организацији).

На исти начин и, на пример, у случају великих предузећа са великим бројем одељења, ако постоје разлике између података о ауторитету или референци унутар компаније, вероватно може створити ситуацију у којој радник не зна стварно шта треба да следи, нешто што може изазвати фрустрацију и неповјерење.

Исто тако, неопходно је бити врло опрезан с интерпретабилношћу порука, јер постојање амбивалентности може довести до тога да различити одјели или радници дођу да протумаче супротне ствари. Оно што пословна комуникација тежи је управо да осигура унутрашњу организацију и кохерентност, тако да нејасне поруке са различитим тумачењима могу изазвати несигурност и сумње у вези са приматељима поруке.

2. Недостатак емоционалне везе

Други проблем се може наћи у начину на који се комуникација одвија. На пример, у неким организацијама може доћи до потешкоћа у стварању осећаја емоционалне везаности, што код радника може генерисати мање посвећености и продуктивности, а код корисника недостатак интереса и потрагу за другим алтернативама.. Потребно је вредновати све што се ради, чак и оно што није, у основи је комуникативно.

Дакле, сама порука није само важна, већ и начин на који се она преноси: она није иста или нуди исте сензације као е-маил као састанак лицем у лице или потрага за стварним контактом.

3. Не разумијевање контекста

Такође се мора вредновати прилагођавање тренутној ситуацији и друштвеном напретку, као и специфичности саме ситуације. На примјер, у све глобализиранијем друштву и гдје нове технологије омогућују непосредну комуникацију с великим бројем људи у исто вријеме, може бити потребно анализирати и улагати у комуникацијске политике које узимају у обзир снагу мрежа и како правилно пренијети жељене информације, поред процјене контакта с потенцијалним купцима из других регија свијета.

Исто тако, неопходно је и да се процени сопствена ситуација компаније да се не предузме више од онога што може покрити, будући да је неопходно да се узме у обзир стање компаније у целини.

Други проблем може бити садржај порука које се издају: могуће је да, иако комуникација постоји, она не преноси или не разуме садржај који је потребно послати. Може се усредсредити на прилично допунске аспекте и уклонити, на примјер, оријентацију или циљеве које одређено мјесто треба имати, или да узму здраво за готово постојање знања које никада није било експлицитно.

4. Изолација и недостатак комуникације

Коначно, можда најважнији проблем који се може екстраполирати из свих претходних је могућност да нема праве комуникације.

Најјаснији примјер је стабилна и континуирана употреба монодирекционалне комуникације, која може генерирати ситуацију стагнације и неразумијевања онога што се догађа у самој организацији. Срећом, данас се најмање користи управо зато што је најмање ефикасна и најкориснија.

Такође је могуће да различите позиције немају адекватне механизме за успостављање контакта чак и ако се њихова мишљења чују, постоји мање могућности за повратне информације или чак да различити делови компаније немају међусобне контакте. Потребно је стимулисати ову интеракцију на активан начин.

Библиографске референце:

• Андраде, Хорацио. (2005). Интерна организациона комуникација: процес, дисциплина и техника. Испаниа: Гесбибло, С. Л.
• Бриллоуин, Л. (2004). Теорија науке и информација. Минеола, Н.И.: Довер.