Како управљати временом да би били ефикаснији на послу

Иронично, Управљање временом је проблем са којим се сви суочавамо, али немамо времена за рјешавање. Међутим, трошити мало времена на анализу начина на који „трошимо“ наше вријеме и размишљати о томе како да будемо ефикаснији, вриједи учинити. Могуће је управљати временом да би били ефикаснији на послу, али то је проблем с којим се морамо суочити.

На крају крајева, време пролази. И што више времена прође без рјешавања проблема, што више времена губимо, то ћемо више енергије трошити и више могућности ћемо пустити. Зато неопходно је анализирати наш начин управљања временом како бисмо имплементирали неопходне промјене. 

21 савети за управљање временом и ефикасност

Управљање временом је сложено питање које се креће од повећања продуктивности до балансирања посла и породичног живота, избјегавања сагоревања, стварања добрих навика или успостављања дугорочних циљева, између осталог. Планирање и одређивање приоритета су основе за преузимање контроле над нашим временом и нашим животом, без обзира на наше занимање. Аутор Јори МацКаи предлаже 21 стратегију за ефикасно управљање временом.

Схватите где вам иде време

Управљање временом се не односи на гушење страха од губитка времена. Ради се о разумевању моћних предности мудрог коришћења нашег времена, објашњава МацКаи. Отуда и први савети и стратегије:

1. Схватите зашто је управљање временом важно. Управљање временом се не односи на гушење страха од губитка времена. Ради се о разумевању моћних предности мудрог коришћења нашег времена.

2. Будите реални о томе колико посла заправо можете обавити за један дан. Можемо мислити о времену као о ресурсу који нам једноставно треба више, али више времена не значи продуктивније вријеме. Најједноставнији облик управљања временом је планирање када и гдје ћете радити.

3. Откријте гдје губите вријеме. Што више схватате како проводите свој дан, то ће бити ваши напори управљања временом.

4. Поставите дневне циљеве и упозорења како проводите време. Када имате преглед како проводите време, можете почети да правите дневне промене.

5. Направите јутарњу рутину која вас мотивира. Добра јутарња рутина може да вас припреми за продуктиван и смислен дан рада, јер вам даје могућност да почнете са позитивним импулсом који ћете искористити током остатка дана.

6. Одрицање од вишезадаћности. Истраживања су показала да је за људе немогуће да се концентришу на више од једног задатка истовремено. Када изгубите фокус, зауставите се и напишите оно о чему размишљате пре него што се вратите задатку.

Дати приоритет значајном послу и делегирати остатак

Када једном сазнамо куда иде наше време, морамо да одлучимо шта треба (и не треба) да посветимо нашем времену, објашњава МацКаи. За ово:

7. Одвојите хитно од важног посла. Разликовање онога што је хитно од онога што није и оно што је важно или оно што није, помаже вам да одредите приоритете свог времена и да нацртате календар који вам омогућава да обавите важнији посао и мање од онога што није важно..

8. Поставите приоритете без милости. Изаберите главне циљеве и фокусирајте се на њих.

9. Користите правило 30Кс да бисте делегирали више задатака. Мацкаи предлаже да слиједи правило које је предложио Рори Ваден, који предлаже да треба дати 30 пута више времена него што нам је потребно да завршимо задатак да тренирамо неког другог да то уради. Узимање времена за делегирање и тренирање друге особе даје вам нето добит од 1100 минута годишње. Или, како Ваден каже повећање од 733% у РОТИ (поврат на потрошено време).

10. Узмите "не" у свој вокабулар. Према чланку Универзитета у Чикагу и објављеном у Јоурнал оф Цонсумер Ресеарцх, говорећи: "Ја не" нешто, уместо "Не могу", омогућило је учесницима да се лакше одвоје од нежељених обавеза.

Успоставите ефикасан дневни распоред

Када се то уради, време је да се направи распоред ефикасно управљати временом.

11. Поставите распореде, а не рокове. Мацкаи се ту прибјегава савјету Јамеса Цлеара. Умјесто да себи дате рок за постизање одређеног циља (а онда се осјећате као неуспјех ако не успијете), изаберите циљ који је важан, а затим одредите распоред рада у складу с тим..

12. Програмирајте са временом, а не са задацима. Узмите велике задатке и подијелите их на временске сесије. Организовањем дана распоређивањем времена уместо домаћег, прелазимо са управљања распоредом око непознатог датума (задатка) на познато време.

"Календар је коначан; Постоји само одређени број сати у дану. Та чињеница постаје јасна у тренутку када покушавамо да ставимо нереалан број ствари у коначни простор ". 

-Петер Брегман-

13. Распоредите време за прекиде и прекиде. Треба нам времена да се одморимо и претпоставимо да ће доћи до прекида. Не рачунајући на то је хаотично. Прекиди стижу или нам тела кажу да морамо да направимо паузу. Ако нисмо рачунали на то, када се то деси, изненада се наш савршено формулисан програм спусти.

14. Одвојено време Макер времена Манагер. Врло је лако попунити административним задацима, а не оставити довољно времена за смислени рад. Једна ствар је до и друго управљати.

15. Активности батцх током недеље. Групирајте сличне активности и искористите замах који добијете када почнете. Примењује Први Закон Њутновог Покрета на продуктивност: "Објект у покрету, остаје у покрету".

Користите локацију у своју корист за управљање временом

Ваш календар или временски оквир нису једини алати за управљање временом које имате. Мацкаи предлаже неке начине на које можете користити на радном мјесту које могу утјецати на начин на који радите.

16. Тестирајте методу Кокице на радном месту да бисте откључали своје време. Промена радног места током дана може бити одличан начин за одржавање мотивације и продуктивности. Ова Јоел Рунион техника ради овако:

• Запишите све задатке које морате обавити данас.
• Подијелите ту листу на 3 једнака дијела или у три групе (партије, виђене у вијећу 15).
• Изаберите 3 различите локације за сваку групу радова.

17. Радите са природним енергетским циклусом вашег тела. Радите тако што ћете најбоље радити за вас, тако да не само да размишљате о управљању својим временом, већ и о својој енергији.

Заштитите своје време

Никада неће бити недостатка ствари које ћете покушати заузети ваше вријеме. Зато га морате заштитити, како бисте избјегли да га користите на погрешан начин. Мацкаи предлаже ове савете да би то постигао:

18. Користите стратегијска лењост радити на правим стварима. Концепт "стратешке лењости" односи се на одређивање приоритета рада и задатака који су важни и који дозвољавају себи да будете лењи у којима они нису важни.

"Ништа није мање продуктивно од ефикаснијег што се уопште не би требало радити".

-Петер Друцкер-

19. Аутоматизовати фокусирано време које се не може преговарати током дана. Важно је осигурати да се ваше фокусиране радне сесије несметано развијају. За ово је важно да се заштитите од ометања. Постоје алати који вам помажу да комуницирате другима да нисте аутоматски доступни. Ако не, можете тражити начине како да други знају да сте у радном тренутку у којем не можете бити узнемирени.

 20. Користите методу Иви Лее да бисте правилно завршили дан. Иви Лее је предложила ову једноставну дневну рутину од пет корака да би постигла максималну продуктивност:

• На крају сваког радног дана, напишите шест најважнијих ствари које требате постићи сутра. Немојте писати више од шест задатака.
• Дајте приоритет тим шест елемената по редоследу важности.
• Следећег дана, концентришите се само на први задатак. Радите док не завршите први задатак пре него што пређете на други задатак.
• Приближите се остатку ваше листе на исти начин. На крају дана, преместите недовршене ставке на нову листу од шест задатака за следећи дан.
• Поновите овај поступак сваког радног дана.

21. Не заборавите на предности слободног времена. Управљање временом не значи само рад. Да бисмо пронашли равнотежу у пословном животу који нас одржава здравим и срећним, морамо се побринути да оставимо времена за одмор, опуштање и социјализацију.

Управљање временом и продуктивност је изазов за све. Међутим, морамо бити свјесни да морамо престати и размишљати о томе што радимо, како то радимо и што заиста желимо постићи. То не значи нужно рад, а камоли завршну обраду.

Проведите време, оно што вам је потребно, да бисте анализирали своје рутине и преиспитали своје задатке. Помоћу ових упутстава за управљање временом биће много лакше суочити се са својим послом или студијама и добити боље резултате.

Три фазе високих перформанси, према Мануелу Цоломи Високе перформансе нису концепт који је ограничен на врхунске спортисте или велике пословне мушкарце / жене. Сви ми можемо тежити да будемо људи високих перформанси, јер сви можемо постати много више него што смо сада, много више него што бисмо икада могли замислити. Прочитајте више "